Chương trình của Microsoft thực hiện hầu hết mọi thứ mà một bảng tính có thể yêu cầu. Hãy trở thành một chuyên gia Excel văn phòng ngay bây giờ với những thủ thuật và thủ thuật này.
Có rất, rất ít người trên hành tinh Trái đất có thể nói rằng họ đã hoàn toàn thành thạo tất cả những điều nhỏ nhặt khó hiểu về Microsoft Excel. Đây là buổi ra mắt thế giới của một ứng dụng bảng tính và đã là tiêu chuẩn của ngành trong gần 35 năm, thay thế cho Lotus 1-2-3 đáng kính một thời, ứng dụng PC giết người đầu tiên vào những năm 1980.
Sự thống trị của Microsoft Excel với tư cách là một bảng tính cho đến nay đã thực sự được thử nghiệm, chắc chắn không phải Corel trong Quattro Pro (ngày nay vẫn được bán trong WordPerfect Office Pro), các công cụ mã nguồn mở từ Apache hoặc LibreOffice, hoặc thậm chí là Google Sheets ( phần bảng của Google Drive).
Có một lý do cho việc này. Excel không chỉ là một thương hiệu mà mọi người đều biết: nó mạnh mẽ. Nó thực hiện hầu hết mọi thứ mà người ta có thể yêu cầu trong một bảng. Phiên bản hiện tại của Excel 2019, có sẵn trong Microsoft Office 2019 thông qua đăng ký Microsoft 365 và các phương pháp khác, là PCMag do Ban biên tập lựa chọn.
Nó không chỉ dành cho những con số. Rất nhiều người điền vào các lưới Excel dường như vô tận với dữ liệu, sử dụng nó như một cơ sở dữ liệu tệp phẳng. Điều này có thể được thực hiện bởi một người quản lý liên lạc tương đối hiệu quả hoặc một người quản lý quan hệ khách hàng toàn diện. Nó không phải là tất cả những gì gây sốc đối với những người sử dụng nó làm trình xử lý văn bản của họ, mặc dù Microsoft Word thường ở bên cạnh nó.
Hầu hết mọi người dùng Excel đều có một điểm chung: không biết đủ. Có rất nhiều cách để chia nhỏ các con số, cung cấp cho dữ liệu này một diện mạo mới và hơn thế nữa, không thể liệt kê hết tất cả. Toàn bộ sách đã được viết về chủ đề này. Nhưng thật dễ dàng để nắm vững một số mẹo thú vị và thách thức hơn sẽ giúp thời gian của bạn với chương trình dễ dàng hơn một chút và khiến bạn trông giống như một chuyên gia văn phòng về bảng tính công nghệ cao. Vì vậy, hãy xúc xắc bất kỳ hoặc tất cả các thủ thuật này để trở nên nổi trội trong Excel.
Ngắt dòng và đóng gói văn bản
Việc nhập vào các ô trong bảng tính có thể gây khó chịu, vì theo mặc định, văn bản bạn nhập sẽ tiếp tục vĩnh viễn mà không cần ngắt dòng mới. Bạn có thể thay đổi điều này. Tạo một dòng mới bằng cách gõ Alt’Enter (chỉ nhấn Enter sẽ đưa bạn ra khỏi ô). Hoặc nhấp vào tùy chọn Wrap Text trong tab Home ở đầu màn hình, có nghĩa là tất cả văn bản được bao bọc ngay tại cạnh của ô bạn đang ở. Loại bỏ dòng / cột và cuộn lại văn bản vào đúng thời điểm.
Ctrl-Shift để chọn
Có nhiều cách nhanh hơn để chọn một tập dữ liệu hơn là sử dụng chuột và kéo con trỏ. Nhấp vào ô đầu tiên bạn muốn chọn và giữ Ctrl-Shift, sau đó nhấp vào mũi tên xuống để lấy tất cả dữ liệu trong cột bên dưới, mũi tên lên để lấy tất cả dữ liệu ở trên hoặc mũi tên trái hoặc phải để lấy mọi thứ hàng (tất nhiên là trái hoặc phải). Kết hợp các chỉ đường và bạn có thể kết thúc với toàn bộ cột cũng như mọi thứ trong các hàng ở bên trái hoặc bên phải. Nó sẽ chỉ chọn các ô có dữ liệu (thậm chí là dữ liệu vô hình). Nếu bạn sử dụng Ctrl-Shift-End, con trỏ sẽ nhảy đến ô dữ liệu thấp nhất ở bên phải, chọn mọi thứ ở giữa. Vì vậy, nếu con trỏ ở ô trên cùng bên trái (A1), đó là nó. Nhanh hơn nữa: Ctrl-Shift (dấu hoa thị) sẽ chọn toàn bộ tập dữ liệu bất kể ô nào được chọn. (Hình ảnh được cung cấp bởi xuuxuu từ Pixabay)
Tự động hoàn thành
Nó không phải là một bộ não, nhưng rất dễ bị bỏ qua. Bạn bắt đầu nhập một loạt những thứ lặp đi lặp lại như ngày tháng (1/1/20, 1/2/20, 1/3/20, v.v.) và bạn biết rằng bạn đang ở trong một ngày dài. Thay vào đó, hãy bắt đầu chuỗi và di chuyển con trỏ màn hình của bạn đến phía dưới bên phải của ô cuối cùng, ô điều khiển điền. Khi nó chuyển thành dấu cộng, hãy nhấp và kéo xuống để chọn tất cả các ô bạn muốn điền. Họ điền vào mẫu bạn đã bắt đầu một cách kỳ diệu. Và nó cũng có thể đi lên một cột, hoặc sang trái hoặc sang phải một hàng.
Tốt hơn, bạn có thể Tự động điền mà không cần bất kỳ mẫu đặc biệt nào. Một lần nữa, chọn một ô hoặc các ô, đi tới ô điều khiển điền, nhấp vào nút và kéo. Bạn sẽ nhận được một menu các tùy chọn. Lúc đầu bạn nhập càng nhiều dữ liệu, thì tùy chọn Dòng điền càng tốt để tạo tùy chọn Tự động điền. Hãy xem hướng dẫn này của Microsoft.
Lấp đầy flash
Flash Fill sẽ khéo léo lấp đầy cột dựa trên mẫu dữ liệu mà nó nhìn thấy trong cột đầu tiên (sẽ hữu ích nếu hàng trên cùng là tiêu đề hàng duy nhất). Ví dụ: nếu cột đầu tiên là tất cả các số điện thoại được định dạng là “2125034111” và bạn muốn tất cả chúng giống như “(212) -503-4111”, hãy bắt đầu nhập. Trong ô thứ hai, Excel sẽ nhận ra mẫu và hiển thị những gì nó cho là bạn muốn. Chỉ cần nhấn enter để sử dụng chúng. Điều này hoạt động với các số, tên, ngày tháng, v.v. Nếu ô thứ hai không cung cấp phạm vi chính xác, hãy nhập thêm một vài ô nữa – mẫu có thể khó nhận ra. Sau đó, chuyển đến tab Dữ liệu và nhấp vào nút Flash Fill. Hãy xem hướng dẫn này của Microsoft để biết thêm thông tin.
Văn bản thành cột
Giả sử bạn có một cột chứa đầy tên, đầu tiên bên cạnh cột cuối cùng, nhưng bạn muốn hai cột chia nhỏ chúng. Chọn dữ liệu, sau đó trên tab Dữ liệu (trên cùng), nhấp vào Văn bản thành Cột. Chọn để phân tách chúng bằng dấu phân cách (dựa trên dấu cách hoặc dấu phẩy – tuyệt vời cho các giá trị dữ liệu CSV) hoặc chiều rộng cố định. Chiều rộng cố định được sử dụng khi tất cả dữ liệu được ép vào cột đầu tiên nhưng được phân tách bằng một số khoảng trắng hoặc dấu chấm cố định. Phần còn lại giống như ma thuật, với các tùy chọn bổ sung cho các con số cụ thể.
Dán đặc biệt để đáp ứng
Bạn có một loạt các hàng. Bạn muốn chúng là cột. Hoặc ngược lại. Bạn sẽ phát điên khi di chuyển mọi thứ theo từng ô. Sao chép dữ liệu này, chọn Dán Đặc biệt, kiểm tra trường Transpose và nhấp vào OK để dán theo một hướng khác. Cột trở thành hàng, hàng trở thành cột.
Nhiều ô, cùng một dữ liệu
Vì một số lý do, bạn có thể phải viết đi viết lại cùng một thứ trong các ô trong trang tính. Thật kinh khủng. Chỉ cần nhấp vào toàn bộ tập hợp ô, bằng cách kéo con trỏ hoặc giữ phím Ctrl trong khi nhấp vào từng ô. Nhập nó vào ô cuối cùng, sau đó nhấn Ctrl-Enter – và những gì bạn đã nhập sẽ chuyển đến từng ô được chọn.
Chèn ưu đãi đặc biệt với công thức
Giả sử bạn có một số lượng lớn các số thập phân mà bạn muốn hiển thị dưới dạng phần trăm. Vấn đề là số 1 không nhất thiết phải là 100%, nhưng đó là những gì Excel cung cấp cho bạn nếu bạn chỉ cần nhấp vào nút Phần trăm kiểu (hoặc nhấn Ctrl-Shift-%). Bạn muốn 1 là 1%. Vì vậy, bạn phải chia nó cho 100. Đó là lý do Pasta Special xuất hiện.
Đầu tiên, đặt 100 vào một ô và sao chép nó. Sau đó, chọn tất cả các số bạn muốn định dạng lại, chọn Dán Đặc biệt, nhấn nút radio “Chia sẻ” và bùng nổ tiếng nổ: bạn đã có các số được chuyển đổi thành tỷ lệ phần trăm. Nó cũng hoạt động để cộng, trừ hoặc nhân các số ngay lập tức.
>>> Xem thêm tại: https://digitalfuture.vn/top-bai-viet-ham-excel-thong-dung-cho-thong-ke-so-lieu
